Nel corso degli ultimi 10 anni si è registrata una crescita costante dell’utilizzo delle videoconferenze, con il passaggio da meeting in persona e teleconferenze a riunioni video. Ma, come abbiamo potuto osservare, la crisi pandemica che il mondo sta affrontando può accelerare l’adozione generalizzata di nuove tecnologie e produrre cambiamenti permanenti nella vita quotidiana. È senza dubbio quello che sta succedendo con le videoconferenze.
I fornitori IT devono prepararsi alle nuove esigenze in modo proattivo
Per i professionisti IT, responsabili della fornitura e della gestione di sistemi di videoconferenza, questo momento storico rappresenta un’opportunità da non trascurare per cogliere la crescita di questo mercato. Mentre sono in atto varie politiche per l’adozione, anche in modo permanente, dello smart working, i team IT possono dedicarsi ai seguenti elementi fondamentali:
- Preparazione operativa
- Nuovi requisiti tecnologici e budget
- Strumenti di gestione di dispositivi remoti
Aggiornamenti e altri requisiti operativi
Poiché una gran parte del personale sta lavorando da casa, questo sembra il momento giusto per verificare se i dispositivi in uso nella sala per videoconferenze siano aggiornati, compresi software e firmware. Inoltre, si potrebbe controllare se risultano abilitate alcune nuove funzionalità come l'inquadratura automatica. Se alcuni ambienti non sono attualmente utilizzati ci si può dedicare ad attrezzarli per le videoconferenze.
Questa è una buona opportunità anche per individuare politiche e sistemi di sicurezza hardware o software in grado di proteggere le riunioni (e i contenuti condivisi) da intrusioni e ospiti indesiderati.
Pianifica un maggior numero di riunioni video e calcola il budget di conseguenza
Con il rapido passaggio dalle semplici telefonate alle videoconferenze come modalità di comunicazione preferita in ambito aziendale, gli utenti avranno bisogno anche di nuovi strumenti e hardware a supporto delle esigenze video. Ciò potrebbe implicare la sostituzione o l’espansione dei computer desktop e laptop con l’aggiornamento di Sistemi Operativi e software. A questo scopo potresti modificare, riducendolo, il ciclo di vita utile dei dispositivi utilizzati.
Quando gli utenti, noteranno che elementi come l'illuminazione o i livelli di rumore di un ufficio possono essere imprevedibili e fastidiosi, probabilmente richiederanno anche webcam, cuffie con microfono e altri accessori in grado di migliorare l'esperienza di videoconferenza per sé stessi e per gli altri partecipanti.
Naturalmente, questo tipo di richieste possono produrre un impatto sul budget IT. Tuttavia, ogni azienda dovrebbe prendere in considerazione le implicazioni di un rapido incremento delle richieste di soluzioni per la comunicazione in videoconferenza e adattare i propri budget di conseguenza.
Considera l'utilizzo di strumenti per la gestione remota di applicazioni e dispositivi
Con l'aumentare del numero di uffici dotati di dispositivi per videoconferenze all'interno dell'azienda, la presenza di un sistema di gestione remota assume un'importanza crescente. Alcune applicazioni software consentono di eseguire facilmente il provisioning e la gestione di sale conferenze, dispositivi e software, nonché di distribuire aggiornamenti firmware con correzioni di bug per garantire che i sistemi funzionino correttamente e siano sempre efficienti. Esse offrono controllo in tempo reale su eventuali problemi della sala conferenze, così da potervi porre rimedio prima che creino disagi durante le riunioni.
Naturalmente gran parte delle attività di monitoraggio possono essere eseguite da una posizione remota, minimizzando la necessità di interventi in loco.
Non meno importante è la capacità degli strumenti di gestione remota di fornire informazioni e misurazioni scrupolose sull'utilizzo di sale riunioni, uffici e dispositivi. Questi dati possono essere utilizzati per migliorare la programmazione delle riunioni e il provisioning dell'hardware.
Documenta le tue best practice
L'ultima raccomandazione è quella di documentare accuratamente i passaggi intrapresi per implementare le tecnologie di videoconferenza nell'azienda. Per molte organizzazioni, queste informazioni consentono di valutare ed aggiornare qualità e quantità delle iniziative programmate. Inoltre, potreste dover giustificare ulteriori richieste di budget alla luce di nuove priorità e dell’incremento delle richieste di postazioni lavoro dotate di soluzioni video. Offrire al team esecutivo visibilità sulle attività che si stanno svolgendo può essere utile a supportare nuove esigenze di budget.
Adattati a una situazione che è allo stesso tempo temporanea e permanente
Non ci sono dubbi sul fatto che i recenti eventi globali abbiano causato un incremento esponenziale nella domanda di lavoro in remoto e da casa. Pur riconoscendo che le attuali misure sul lavoro a distanza potrebbero cambiare con l'evolversi della situazione, non possiamo aspettarci che tutto ritorni esattamente come prima. Appare chiaro che ci saranno meno viaggi di lavoro, più videoconferenze e più ore di lavoro svolte in remoto.
I manager delle aziende IT devono adottare un approccio proattivo alla situazione e prepararsi ad affrontare una richiesta ancora più intensa di soluzioni video e videoconferenze.
